W każdej umowie istnieje ryzyko niewywiązania się z jej warunków przez jedną ze stron. Aby zabezpieczyć się przed stratami, wiele kontraktów zawiera tzw. kary umowne – ustalone z góry sankcje finansowe za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań. Jednak samo zapisanie takiej klauzuli nie oznacza jeszcze, że jej egzekwowanie będzie proste. W tym artykule wyjaśniamy, jak skutecznie dochodzić kar umownych i kiedy są one rzeczywiście należne – z uwzględnieniem przepisów prawa cywilnego.

Najważniejsze wnioski

• Kara umowna przysługuje tylko w przypadku naruszenia zobowiązań niepieniężnych.

• Dochodzenie kary wymaga spełnienia warunków wskazanych w umowie.

• Oświadczenie o naliczeniu kary musi być odpowiednio udokumentowane.

• Strona obciążona karą może żądać jej zmniejszenia w sądzie (tzw. miarkowanie).

• Wsparcie kancelarii zajmującej się prawem cywilnym zwiększa szanse na skuteczne dochodzenie roszczeń.

Spis treści

• Czym jest kara umowna?

• Kiedy można żądać kary umownej?

• Jakie warunki trzeba spełnić, by dochodzić kary?

• Jakie dokumenty będą potrzebne?

• Czy można żądać odszkodowania oprócz kary?

• Miarkowanie kary umownej – co to znaczy?

• Jak przygotować wezwanie do zapłaty?

• Podsumowanie

Czym jest kara umowna?

Kara umowna to z góry ustalona suma pieniężna, jaką jedna ze stron musi zapłacić drugiej w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Jest to zabezpieczenie interesów strony poszkodowanej bez konieczności wykazywania szkody – wystarczy wykazać naruszenie umowy.

Zgodnie z art. 483 Kodeksu cywilnego kara umowna może być zastrzeżona tylko dla zobowiązań niepieniężnych (np. nieterminowe wykonanie usługi, niedostarczenie towaru, brak realizacji obowiązków umownych).

Kiedy można żądać kary umownej?

Aby skutecznie dochodzić kary umownej, muszą zostać spełnione konkretne warunki:

• Kara została zastrzeżona w umowie – musi być wyraźnie określona w treści dokumentu.

• Doszło do naruszenia zobowiązania – np. opóźnienia, niedopełnienia warunków umowy.

• Zobowiązanie miało charakter niepieniężny – np. brak wykonania usługi na czas.

Warto pamiętać, że kara przysługuje niezależnie od wysokości poniesionej szkody. Czasem nawet wtedy, gdy szkoda nie wystąpiła – jeśli tak stanowi umowa.

Jakie warunki trzeba spełnić, by dochodzić kary?

Najważniejsze to odpowiednio udokumentować naruszenie umowy i przygotować wezwanie do zapłaty. Dobrze sporządzona umowa powinna zawierać:

• jednoznaczne określenie wysokości kary (np. 500 zł za każdy dzień opóźnienia),

• wskazanie konkretnego obowiązku, którego niedopełnienie rodzi karę,

• termin spełnienia obowiązku,

• ewentualnie sposób naliczania (stała kwota, procent od wartości umowy itd.).

W razie sporu to osoba dochodząca kary musi udowodnić naruszenie warunków umowy.

Jakie dokumenty będą potrzebne?

Aby skutecznie dochodzić kary umownej, przygotuj:

• umowę zawierającą klauzulę kary,

• dowody naruszenia (e-maile, protokoły, wezwania, opinie techniczne),

• wezwanie do zapłaty skierowane do drugiej strony,

• ewentualnie potwierdzenie odmowy lub milczenia drugiej strony.

Jeśli sprawa trafi do sądu, konieczne będzie przedstawienie pełnej dokumentacji.

Czy można żądać odszkodowania oprócz kary?

Zasadniczo kara umowna zastępuje odszkodowanie, ale można zastrzec w umowie, że możliwe będzie dochodzenie odszkodowania przewyższającego wartość kary. To tzw. zastrzeżenie kumulatywne. Warto dodać taki zapis, jeśli istnieje ryzyko, że szkoda będzie większa niż ustalona kara.

Miarkowanie kary umownej – co to znaczy?

Miarkowanie oznacza możliwość zmniejszenia kary przez sąd, jeśli:

• zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane,

• kara jest rażąco wygórowana.

Dlatego ważne jest, aby kara była proporcjonalna i realistyczna – zbyt wysoka może zostać zredukowana przez sąd, nawet mimo naruszenia umowy.

Jak przygotować wezwanie do zapłaty?

Wezwanie powinno zawierać:

• dane stron,

• wskazanie naruszenia umowy,

• podstawę prawną (art. 483–484 KC),

• wysokość żądanej kary,

• termin zapłaty (np. 7 dni),

• informację o możliwym skierowaniu sprawy do sądu.

Warto też skonsultować jego treść z prawnikiem specjalizującym się w prawie cywilnym, by uniknąć błędów formalnych.

Podsumowanie

Kara umowna to skuteczne narzędzie egzekwowania obowiązków kontraktowych – o ile została prawidłowo zastrzeżona i udokumentowana. Kluczem do sukcesu jest dobrze przygotowana umowa, dokładne udowodnienie naruszenia oraz szybkie podjęcie działań windykacyjnych. Warto skorzystać z pomocy kancelarii zajmującej się prawem cywilnym, aby maksymalnie zwiększyć szansę na odzyskanie należności bez ryzyka sądowej porażki.